Surat Niaga

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat diartikan sebagai salah satu alat Komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain. Pihak lain disini dapat diartikan individu atau organisasi.
Surat merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern ini. Didorong oleh tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupunditempat lain.

Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.

Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.

Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, karena pada dasarnya ‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususn surat yang baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, karena ada aturan dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus dipenuhi oleh setiap penulis surat.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasar latar belakang di atas maka dapat dirumuskan masalah sebagai berikut :

1    Apa arti surat niaga ?

2.     Apa saja jenis-jenis surat niaga?

3.   Bagaimana cara membuat macam-macam surat niaga?

1.3 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan adalah sebagai berikut:

1.      Mengetahui dan memahami pengertian surat niaga

2.      Mengetahui dan memahami jenis-jenis surat niaga

3.      Mengetahui dan memahami  membuat macam –macam surat niaga

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Pengertian Surat Niaga

Surat adalah media tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi berita dan alat komunikasi. Surat merupakan faktor utama ketatausahaan guna memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, surat harus dibuat dengan baik agar tidak terjadi bias komunikasi dan salah informasi yang dapat merubah pandangan berbagai pihak terhadap organisasi.

Sesuai dengan namanya, surat niaga secara sederhana dapat diartikan sebagai surat yang digunakan dalam kegiatan perniagaan. Surat Niaga ini adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan dalam kegiatan perniagaan. Dalam pengertian lain disebutkan bahwa surat niaga adalah surat yang dibuat oleh orang-orang atau suatu badan usaha atau perusahaan untuk mencari keuntungan. Surat ini dapat bersifat intern dan ekstern. Intern artinyasurat ini dapat digunakan untuk berhubungan antar perusahaan itu sendiri baik dari tingkat pusat sampai padda cabang-cabangnya. Sedangkan secara ekstern artinya surat itu dapat digunakan untuk berhubungan dengan perusahaan lain.

B.     Jenis-jenis Surat Niaga

Surat ini memiliki beberapa jenis yang berbeda satu sama lain sesuai dengan kepentingan atau tujuan masing-masing. Jenis Surat Niaga antara lain sebagai berikut:

1.      Surat penawaran barang

2.      Surat permintaan barang

3.      Surat permintan penawaran barang

4.      Surat pemesanan

5.      Surat klaim (tuntutan ganti rugi)

6.      Surat pengantar barang

7.      Surat perjanjian (jual beli, kontrak, sewa menyewa, kerja sama, dsb)

8.      Surat kuasa

Dari beberapa jenis surat niaga tersebut berikut akan kita uraikan sedikit agar kita mengenal perbedaan dari masing-masing surat tersebut. Penjelasan mengenai jenis surat niaga tersebut seperti di bawah ini.

a.      Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang dikirim pihak penjual kepada calon pembeli untuk menawarkan barang dagangannya yang berisi informasi keadaan suatu barang/jasa yang hendak dijual kepada calon pembeli/pengguna jasa.

Supaya calon pembeli menjadi tertarik membeli barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat pembeli melalui suratnya. Gaya bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin supaya pembeli yang pada mulanya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan ingin membelinya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran :

-          nama/jenis barang yang ditawarkan

-          kualitas, merk barang

-          jumlah barang yang ditawarkan

-          harga satuan

-          potongan harga yang diberikan

-          syarat pembayaran

-          cara pengiriman

b.      Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran adalah surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan mengenai jual-beli barang.

Calon pembeli tersebut meminta informasi yang lengkap mengenai produk dan harga setiap produk. Biasanya calon penjual akan membalas surat permintaan penawaran tersebut dengan melampirkan catalog atau brosur harga produk.

Bagi calon pembeli, hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat permintaan penawaran adalah sebagai berikut.

o   Menetapkan jenis barang dan waktu barang tersebut diperlukan.

o   Meminta informasi yang lengkap tentang cara pembayaran, syarat penyerahan dan pengiriman barang, serta potongan harga lainnya.

o   Meminta daftar harga atau katalog, brosur, serta contoh barang yang diperlukan.

c.       Surat Pesanan

Surat pesanan adalah surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan :

o   Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya.

o   Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk dafatar agar mudah melayani dan mengeceknya.

o   Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.

o   Menyebutkan cara pembayaran.

o   Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.

o   Menyebutkan cara pengepakan.

d.      Surat Pengaduan (Klaim)

Surat pengaduan adalah surat pemberitahuan dari pemesan/pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat karena jumlah/mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkarang isi perjanjian. Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini :

-         Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan.

-        Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun anda merasa tidak puas.

-        Sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda adukan.

-        Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti
yang nyata.

-        Jelaskan penyelesaian pengaduan yang anda kehendaki dengan tidak merugikan kedua belah
pihak.

C. Contoh-contoh membuat macam- macam Surat niaga

1.      Penawaran barang

PT ECHOSTAR

Jalan Danau Sunter Utara

JAKARTA

_________________________________________________________________________

No.: 0924/ECH/IV/14                                                                                      18 April 2014

Toko Electrica Nusantara

Jalan Gereja Lama No. 5

Semarang

Hal: Penawaran Alwedo Parabola

Dengan hormat,

Surat Saudara No. 011/EN/IV/14, tanggal 16 April 2014, perihal permintaan penawaran Alwedo Parabola, telah kami terima. Untuk itu terima kasih.

Sehubungan dengan hal itu, dapat kami informasikan hal-hal berikut:

1. Harga satuan Rp. 2.150.000,00/franco

2. Pembelian lebih dari satu unit mendapat potongan 15%

3. Pesanan disertai uang muka 25% dari jumlah harga

4. Pelunasan pembayaran setelah barang diterima

5. Garansi 2 tahun

Selain itu, kami juga menjual parabola dengan harga grosir.

Agar lebih jelas, berikut ini kami lampirkan daftar harga dan leaflet. Terima kasih.

Hormat kami,

Adi Setiawan, S.H.

Manager Penjualan

2.      Surat permintaan penawaran

PT GUNUNG MERAPI

Jalan Mgr. Sugiyopranoto No. 25

SEMARANG

_________________________________________________________________________

16 April 2014

No.: 004/GM/IV/14

Yang terhormat

Direktur PT Indolook Bakti Utama

Jalan HR. Rasuna Said Kav. B-10

Jakarta

Hal: Permintaan Daftar Harga Lemari Besi

Salam hormat,

Setelah membaca dan menyimak kolom iklan di harian Kompas tanggal 15 April 2014, mengenai penawaran lemari besi merk Chubb, kami sangat tertarik dan bermaksud segera memesan.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami ingin mengetahui informasi mengenai harga satuan, syarat pembayaran, cara pengiriman, maupun potongan harga yang diberikan.

Selain itu, kami harap Saudara dapat melampirkan brosur dan daftar harga merk lain sebagai bahan pertimbangan.

Tanggapan Saudara kami tunggu secepatnya. Terima kasih.

Hormat kami,

Ani Atih, S.E.

Manager Pembelian

Tembusan: Bagian Persediaan

A/a

3.      Surat pemesanan

PT PADANG BULAN

Jalan P. Andalas No. 2

SEMARANG SELATAN

_________________________________________________________________________

No.: 028/PB/IV/14                                                                                            20 April 2014

Yang terhormat,

Direktur Pemasaran Drs. Lukito

PT Jaya Raya

Jalan Siaga Raya No. 16, Pulo Gadung

Jakarta

Hal: Pesanan Mesin Facsimile

Dengan hormat,

Surat penawaran Saudara No. 80/JR/III/12, tanggal 30 Maret 2012, tentang penawaran mesin facsimile, telah kami terima.

Setelah mempertimbangkan beberapa hal, kami tertarik dan bermaksud memesan 10 unit mesin Facsimile merk Dotoon @Rp. 10.000.000,00, total terbayar Rp. 100.000.000,00.

Pembayaran akan kami lakukan secara tunai setelah mesin kami terima dalam kondisi baik.

Harap mesin tersebut Saudara kirim secepatnya. Terima kasih.

Hormat kami,

Ani Atih, S.E.

Manager Pembelian

Tembusan:

1. Bag. Keuangan

2. Bag. Gudang

4.      Surat pengaduan

TOKO INGIN MAJU

Jln. Ketapang No. 10a

Banda Aceh

==========================================================

25 Maret 2015

Nomor :  35/IM/IV/2015

Kepada

PT Elektronik Maju

Jln. Buntu No. 202

Jakarta

Hal        :  Pengaduan Kerusakan Barang

Lamp     :  1 (satu) lembar faktur

Dengan hormat,

Barang pesanan dari Saudara yang berupa :

1. 22 Unit Kulkas

2. 20 Unit Mesin Cuci

3. 30 Unit TV

4. 10 Unit Kipas Angin

5. 5 Unit AC

Telah kami terima. Atas pelayanan Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Pada waktu barang pesanan dibuka, kami sedikit kecewa karena ternyata terdapat 5 Unit Kaca TV yang pecah sehingga tidak dapat dijual.

Oleh sebab itu dengan sangat menyesal, kami menyatakan bahwa 5 unit TV yang pecah akan kami kembalikan, kami mohon Saudara mengirimkan 5 unit TV yang baru. Bersama ini pula kami lampirkan faktur pembelian barang tersebut untuk lebih mempermudah penyelesaian persoalan tersebut.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,

TOKO INGIN MAJU

IKHSAN

Pemilik

5.      Surat kuasa

SURAT KUASA TANAH

Yang bertanda tangan dibawah ini, saya:
Nama: Iwan Ashar
Pekerjaan: Wiraswasta
Bertempat tinggal di: Jl. Ahmad Yani No. 34 Bogor

Dengan ini menerangkan memberi kuasa kepada:
Nama: Ksatriawan Zaenuddin
Jenis Kelamin: Laki-laki
Alamat: Jl. Ahmad Yani No. 34 Bogor
Keterangan: Untuk menjaga sebidang tanah
Alamat: Bogor
Luas tanah: 1000 meter persegi

KHUSUS

Untuk dan atas nama pemberi kuasa mewakili sebagai penjaga untuk menjaga sebidang tanah tersebut, selain itu ia juga bertanggung jawab demi keamanan serta kebersihan dari tanah tersebut.

Kekuasaan ini diberikan dengan upah (honorarium) dan hak retensi serta dengan hak untuk melimpahkan (subtitusi) baik bagian maupun seluruhnya yang dikuasakan ini pada lain orang.

Bogor, 21 April 2015

Pemberi Kuasa

Materi Rp. 6000

Iwan Ashar

6.      Surat perjanjian

SURAT PERJANJIAN
No. I/SP/PT.NA/III/2013
.......................................

Kami yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : JUNIOR LIM

No. KTP : xxxx xxxx xxxx

Jabatan : Manajer

Dalam hal ini bertindak dan atas nama PT. NILO ABADI selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA.

Nama : MILA TINA

No. KTP : xxxx xxxx xxxx

Jabatan : -

Dalam hal ini bertindak dan atas nama diri sendiri yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.

PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA telah melakukan kesepakatan perjanjian berupa PERJANJIAN KERJA dengan ketentuan sebagai berikut :

Pasal 1
Jenis Pekerjaan

PIHAK PERTAMA akan memberikan pekerjaan kepada PIHAK KEDUA berupa penggarapan konstruksi baja sebuah gudang dengan ukuran 20 m2 x 18 m2.

Pasal 2
Mekanisme

PIHAK PERTAMA akan menyediakan semua matrial yang diperlukan untuk melakukan penggarapan konstruksi baja hingga selesai.

Pasal 3
Pembayaran

PIHAK PERTAMA akan memberikan upah kepada PIHAK KEDUA sebesar Rp 50.000.000 (lima puluh juta rupiah) dengan cara pembayaran dilakukan dalam dua tahap, yaitu:

Pembayaran pertama dilakukan ketika progres pekerjaan sudah mencapai volume 30 %, dan pembayaran kedua akan dilakukan maksimal tiga hari setelah pekerjaan selesai.

Pasal 4
Ketentuan

PIHAK PERTAMA berhak untuk tidak melakukan pembayaran kepada PIHAK KEDUA apabila PIHAK KEDUA tidak menyelesaikan penggarapan konstruksi baja ruangan berukuran 20 m2 x 18 m2 hingga selesai.

Demikian surat perjanjian ini kami buat tanpa ada paksaaan dari pihak manapun dan atas keinginan kedua belah pihak sendiri.

Pekalongan, 16 Juli 2013

Yang membuat perjanjian,

PIHAK PERTAMA                                                            PIHAK KEDUA

          PT. NILO ABADI         

                                              
                                           
JUNIOR LIM                                                                      MILA TINA

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Surat Niaga ini adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan dalam kegiatan perniagaan .Dari berbagai macam penjelasan diatas yang telah teruraikan, maka dapat ditarik sebuah kesimpulan, bahwa surat niaga itu adalah surat yang isinya tentang hubungan perdagangan, yang bertujuan untuk mencapai sebuah keuntungan, yang mencakup berbagai surat. Diantaranya seperti:

1.      Surat penawaran barang

2.      Surat pemesanan barang

3.      Surat permintaan penawaran barang

4.      Surat pengaduan barang

5.      Surat perjanjian jual beli barang

6.      Surat kuasa

7.      Surat Pengantar barang

8.      Surat permintaan barang

Maka dari sini kita tau bahwa banyak sekali jenis surat niaga, yang sebelumnya belum pernah kita ketahui ataupun kita kaji.